Nicht nur im Daily Business, sondern auch für private und berufliche Projekte ist Selbstorganisation wichtig. Vielleicht hast du gerade das Gefühl, dass du im Chaos feststeckst und keine Kontrolle über deine Aufgaben mehr hast. Alles wächst dir über den Kopf und dein Monkey Mind (das Äffchen in deinem Kopf) spielt gerade ein bisschen verrückt. Du stellst dir daher die Frage: wie organisiere ich mich selbst am besten? Wie kann ich einen Überblick über meine To-Dos behalten und die richtigen Dinge stressfrei und effizient bearbeiten? Wir haben 7 Tipps für dich, wie du dich selbst besser organisieren kannst.

1 Aufgaben aufschreiben und aus deinem Kopf auslagern

Unser erster Tipp ist eigentlich ein No-Brainer und aus deiner Sicht vielleicht total logisch. Aber auch wenn es die meisten theoretisch wissen – dieser Rat wird so oft nicht befolgt. Daher wollen wir es noch einmal gesagt haben: Schreibe dir deine Aufgaben, Erledigungen und To-Dos auf. Du wirst dir und deinem Gehirn einen großen Gefallen tun. Du sparst Energie, da du nicht alles im Kopf behalten musst. Auch brauchst du keine Angst zu haben, dass du irgendwas ganz Wichtiges vergisst. Tja und Menschen sind nun Mal vergessliche Wesen. Ein digitaler Ort, auf den du von überall aus zugreifen kannst, ist somit der ideale Platz für deine To-Do List. Betrachte es als externen Speicherplatz für dein Gehirn. Wesentlich dabei ist noch, dass du möglichst einen einzigen Ort bzw. Tool dafür bestimmst. Du solltest dir ein System zurechtlegen, dass für dich einfach und du schnell verinnerlichst.

Für deine private oder berufliche To-Do Liste eignet sich z.B. Microsoft To-Do oder die Erinnerungen-App und Standard auf jedem Apple-Gerät. Notizen erfassen wir gerne in Microsoft OneNote (Teil von Microsoft 365) und für gemeinsame Projekte empfehlen wir z.B. Trello in der kostenlosen Variante.

2 To-Do Liste für jeden Tag erstellen

Nachdem du alle deine Aufgaben an einem Ort gesammelt hast, wird sich vermutlich eine lange Liste an To-Dos angehäuft haben. Eine endlose Liste kann oft an der Motivation nagen. Für uns hat sich eine tägliche To-Do Liste bewährt. Dafür wird z.B. in der App eine Liste „Today“ erstellt und mit ausgewählten Aufgaben aus deiner langen, endlosen Liste befüllt. Wichtig: es sollten nicht zu viele Dinge auf deine „Today“-Liste wandern. Weniger ist mehr – dafür lieber fertig. Achte darauf, dass die Aufgaben nicht zu groß und gut beschrieben sind.

Ein Beispiel: du möchtest ein E-Book schreiben. Die Aufgabe „E-Book“ wird dich in deiner To-Do Liste zur Verzweiflung bringen und vermutlich wirst du sie ewig vor dich herschieben. Kein Wunder, sie ist weder aussagekräftig noch umsetzbar. Wenn du zum ersten Mal ein E-Book schreibst und du etwas Neuartiges erschaffst (du also nicht ständig E-Books schreibst), ist es sogar ein Projekt. Daher ist es notwendig, dieses große Vorhaben in mehrere kleine Aufgaben zu teilen. Das könnte sein: Thema für E-Book recherchieren und festlegen, Inhaltsverzeichnis erstellen, Cover Design beauftragen, etc.

3 Lege dein Tagesziel fest

Passend zur To-Do Liste weißt du ja bereits, dass du deine tägliche To-Do Liste lieber klein und fein halten solltest. Zusätzlich solltest du auch noch ein Ziel für jeden Tag festlegen. Stelle dir die Frage: Was möchte ich heute erreichen, damit mein Tag erfolgreich war? Natürlich kann sich dein Tagesziel aus mehreren Aufgaben deiner To-Do Liste zusammensetzen. Ein Beispiel für dein Tagesziel: „Den Überblick über das Projekt E-Book schaffen“. Dazu können verschiedene Aufgaben gehören wie: Brainstorming für Themenfindung durchführen, bisheriges Feedback von bestehenden Kunden sammeln, Recherche betreiben, Thema auswählen, Zeitplanung festlegen, etc. Alle weiteren Aufgaben, die nicht auf dein Tagesziel einzahlen, können natürlich auch auf deiner Liste stehen. Es handelt sich dabei um „extended Goals“ also erweiterte Ziele. Perfekt wenn du sie schaffst, aber kein Weltuntergang, wenn nicht. Tagesziele sind wirklich wichtig für deine Motivation und sollten auf weitere Ziele z.B. Wochenziele oder Jahresziele einzahlen. Ziele tragen positiv dazu bei, dass du dich nicht verzettelst und somit deine Selbstorganisation fördern.

wie organisiere ich mich selbst

4 Eat the frog – unliebsame Aufgaben zuerst erledigen

Nein, Froschschenkel sind kein neues Superfood. Bei „Eat the Frog“ handelt sich um eine Methode nach dem amerikanischen Management-Trainer und Autor Brian Tracy.

Wir alle haben sie – unsere schleimigen, glitschigen Frösche in unserer To-Do Liste, die wir so ungern angreifen wollen. Schwierige und unliebsame Aufgaben, die wir zu gerne vor uns herschieben und einfach nicht erledigen. Dabei begleiten uns immer dieselben Gefühle des „Nicht-geschafft-Habens“ und schlechtes Gewissen. Daher sagt Brian Tracy, dass wir jeden Tag den Frosch zuerst essen sollen. Bedeutet, dass du den Tag mit deiner herausforderndsten Aufgabe startest und diese bis zum bitteren Ende durchziehst. Du liest also nicht noch schnell deine E-Mails oder putzt eben noch die Wohnung. Nein, du widmest deine volle Aufmerksamkeit ganz dieser einen Aufgabe. Du wirst sehen, so schlimm ist sie eigentlich gar nicht und danach wirst du dich einfach unbesiegbar fühlen. Denn du hast das Schlimmste an diesem Tag schon geschafft. Klingt das nicht gut?

5 Deep Work Phasen einplanen

Es gibt zu viel was uns ständig ablenkt. E-Mails, Chatnachrichten, Telefonate, Whatsapp und so weiter und so fort. Ein Fluch und Segen zugleich. Sie reißen uns ständig aus unserer Konzentration und oft beginnt man Aufgaben wieder von vorne. Diese Ablenkungen gehören zu unserem täglichen Tun, aber sind schlecht für unseren Fokus. Wir empfehlen dir daher Deep Work Phasen einzuplanen. Geplante Zeitfenster in deinem Kalender von etwa 1,5 Stunden oder mehr in denen du ungestört bist und dich ganz deinen kreativen, wertvollen Aufgaben widmen kannst. In denen du richtig im Flow sein darfst. Trage dir diese Zeitfenster in den Kalender ein. Setze deinen Chatstatus auf „bitte nicht stören“, schalte dein Handy lautlos und lege es idealerweise aus deinem Sichtfeld. Kolleginnen und Kollegen kannst du auch über deine Deep Work Phasen informieren. Dann wissen sie, dass du später für alle Fragen und Themen erreichbar sein wirst und dich ihren Themen dann ebenfalls mit voller Aufmerksamkeit widmen kannst. Du wirst sehen, wie viel du in dieser Zeit schaffst und wie toll das Gefühl von Flow ist. Vermutlich möchtest du dein Deep Work Phasen danach nicht mehr missen.

6 Aufgaben sammeln und gemeinsam erledigen

Viele Aufgaben können in einem sogenannten „Batch“ erfolgen. Bedeutet, dass du Dinge nicht sofort und einzeln erledigst, sondern sammelst und dann in einem gemeinsamen Durchgang bearbeitest. Beispiele sind das Buchen von Rechnungen, das Bearbeiten deiner E-Mails, das Durchführen von manuellen Tests für dein Tool,.. Dies hat den großen Vorteil, dass du dich fokussiert einem Aufgabengebiet widmen kannst und nicht eine Rechnung buchst, eine einzige E-Mail schreibst, etc. und dadurch viel Zeit sparst. Du nimmst dir für deine Batch-Aufgaben bewusst Zeit und planst einen eigenen Timeslot dafür ein. Wenn du damit fertig bist, kannst du dich wieder anderen Dingen widmen. Das Zusammenfassen von Aufgaben ist für allem für regelmäßige Tätigkeiten sinnvoll, die sich in laufenden Abständen wiederholen.

7 Schnelle Entscheidungen treffen

Schnelle Entscheidungen haben eine Menge mit Selbstorganisation zu tun. Sie sind die Grundlage für dein Tun und dein Weiterkommen. Jeder von uns trifft ständig Entscheidungen im kleinen und großen Stil. Das blaue oder graue T-Shirt anziehen, Spaghetti oder doch Pizza, zuerst E-Mails bearbeiten oder doch den Kundenworkshop vorbereiten. Wie schon gesagt ständig. Leider schieben wir aber zu oft auch kleine und unwichtige Entscheidungen auf, weil wir nicht „entscheidungsfreudig“ sind. Anstatt sofort auf die Mail zu antworten oder einfach mal Nein zu sagen, wird die Entscheidung auf später verschoben. Dadurch befasst du dich später wieder damit, anstatt dich auf wichtigere Dinge zu fokussieren. Daher unser Tipp: lerne unwichtige Entscheidungen schnell zu treffen. Idealerweise unter 30 Sekunden. Es handelt sich dabei um reine Übungssache. Für große und wichtige Entscheidungen solltest du dir natürlich mehr Zeit nehmen und genau darüber nachdenken. Aber vor allem die keinen Entscheidungen kannst du in Zukunft schnell treffen. Wirst du auch mal eine falsche Entscheidung treffen? Ja sicher. That’s Part of the Game, wenn du Entscheidungen triffst. Du wirst aber auf schnelle Entscheidungen auch schnelles Feedback erhalten und somit auch rasch daraus lernen und das nächste Mal deine Entscheidung möglicherweise anders und besser treffen. Auch bist du durch deine Entscheidungen selbstbestimmt. Sie sind eine wunderbare Möglichkeit schnell und effizienter ins Tun zu kommen und Verantwortung für dein Handeln zu übernehmen.



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