Was ist ein Projekt? Kriterien anhand denen du deine Projekte erkennen kannst

Was sind Projekte? Eine Frage, die in der Praxis oft gar nicht so einfach zu beantworten ist. Es gibt viele allgemeine Definitionen. Aus unserer Erfahrung variiert die wirkliche Projektdefinition aber von Unternehmen zu Unternehmen oder ist auf Grund der fehlenden Definition nebulös. Die gute Nachricht – es gibt trotzdem bestimmte Kriterien für Projekte. Anhand dieser kannst du Projekte vom normalen Tagesgeschäft gut unterscheiden.

Für uns und auch für das Project Management Institute (PMI) sind Projekte Vorhaben, die über einen bestimmten Zeitraum ein einzigartiges und neues Ergebnis schaffen. An welchen Kriterien du deine Projekte aber wirklich festhalten kannst, schauen wir uns gleich genauer an. Wir werden den Nebel etwas lichten, versprochen.

Gründe, warum die Projektdefinition wichtig ist

Davor möchten wir dir aber noch mitgeben, warum die Projektdefinition so wichtig ist.

Interpretation: Nicht nur jedes Unternehmen, sondern sogar jede einzelne Person hat ein anderes Verständnis von dem Begriff Projekt. Wenn die Frage „Was ist ein Projekt?“ nie geklärt, definiert und schriftlich festgehalten wurde, hast du vermutlich eine andere Vorstellung eines Projektes wie dein Kollege oder deine Chefin. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass das Wort Projekt schnell für jede Aufgabe oder jedes Thema verwendet wird, dass nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Also sobald sich die Aufgabe außerhalb der eigenen Komfortzone befindet. Oft wird ein Projektmanager rekrutiert, der bei der Sache helfen soll. Dieser stellt dann aber fest, dass er nicht für die Aufgabe selbst benötigt wird, sondern die Projektdefinition die eigentliche Herausforderung ist.

Aufmerksamkeit: Projekte haben oft eine besondere Aufmerksamkeit. Man berichtet laufend über den Status und schafft somit Transparenz. In einem Projekt wird ein bestimmtes Ergebnis in einem definierten Zeitrahmen mit vorgegebenen Mitteln wie Zeit und Geld erwartet. Es kann ein großer Vorteil sein, wenn ein Vorhaben als Projekt sichtbar ist und besondere Aufmerksamkeit bekommt. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Projektwürdigkeit. Ist eine Aufgabe projektwürdig, hat sie es „verdient“ mit erhöhter Aufmerksamkeit behandelt zu werden und erhält so den Stempel „Projekt“. Allerdings sind Transparenz und Sichtbarkeit auch mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Der Status, die Kommunikation und die Durchführung werden in einer bestimmten Art und Weise erwartet und erzeugt auch bewussten Druck. Ganz nach der Devise: „No pressure, no diamonds.“

Kriterien anhand denen du Projekte erkennst

Es gibt einige Kriterien, die Projekte ausmachen. Die folgenden 5 Kriterien sind die DNA von Projekten:

• das Vorhaben wird einmalig durchgeführt und wiederholt sich nicht in der gleichen Form
• es gibt eine fixe Timeline (Start- und Enddatum). Ja auch die schönsten Projekte haben irgendwann ein Ablaufdatum
• Veränderung findet in Form von neuen oder veränderten Prozessen, Produkten, Organisationsformen,.. statt
• am Ende wird ein bestimmtes Ergebnis erwartet, das anders ist als der jetzige Zustand
• du benötigst Mittel zur Umsetzung – also entweder deine Zeit oder die von anderen, Geld oder alles davon.

Zusätzlich gibt es noch weitere Kriterien, an denen du Projekte erkennst. Es müssen dabei nicht alle zutreffen, aber in den meisten Punkten wirst du dich in deinen Projekten wiederfinden:

• dein Fokus liegt auf neuen Problemlösungen, Ideen und Innovationen
• der Lösungsweg vage oder unbekannt ist und daher nur bis zu einem gewissen Grad planbar ist (ein Risiko ist vorhanden)
• es mehrere Personen (Stakeholder) gibt, die dein Vorhaben positiv oder negativ beeinflussen können
• Teampower angesagt ist und mehrere Personen aktiv an der Umsetzung beteiligt sind. Du kannst aber Projekte auch alleine durchführen. Mehr dazu findest du in unserem Artikel Arten von Projekten
• du viele Schnittstellen zu Systemen, Personen, anderen Bereichen oder Prozessen hast und dein Vorhaben dadurch ganz schön komplex ist

Beispiele für Projekte

Damit du dein Vorhaben besser einordnen kannst, nennen wir dir ein paar Projekte als Beispiel aus der Praxis.