Endlich Sommer und es beginnt die Urlaubssaison. Doch wie ist das eigentlich mit deinen Projekten, wenn du weg bist? Wer treibt das Projekt voran und kümmert sich um Anliegen vom Team, dient als Ansprechpartner und hat das Projekt voll und ganz im Blick? Natürlich möchtest du entspannt und stressfrei in deinen Urlaub starten und gleichzeitig kein Chaos zurück lassen. Was du konkret tun kannst?
Um diese Frage zu beantworten, haben wir heute unsere 5 besten Tipps für dich mitgebracht.
Tipp 1: Urlaubsplanung im Projekt
Die richtige Urlaubsplanung im Projekt beginnt am besten schon zu Beginn des Projektes. Bereits bei der ersten groben Planung werden Urlaubszeiten eingeplant und auch in der Zeitplanung berücksichtigt. Vor allem in den Sommermonaten und rund um Weihnachten. Bei internationalen Projekten denke auch über dein Land hinaus. Hier sind auf zusätzliche landesübliche Feiertage der Projektbeteiligten zu achten. Auch wenn nicht alle Personen gleichzeitig auf Urlaub sind, kann man rund um Feiertage und Schulferien fast immer mit Urlaubszeiten rechnen.
Tipp 2: regelmäßige Abstimmung im Projektteam und Eintrag im Teamkalender
Die genauen Urlaubstage innerhalb des Projektteams werden am besten in einem gemeinsamen Teamkalender eingetragen und für jeden Planungszyklus berücksichtigt. Falls das Team in Zyklen z.b. mit Sprints arbeitet wird noch vor jedem Sprint abgesprochen, wie die Verfügbarkeit des Teams aussieht. Auch bei Planänderungen und Verschiebungen werden Verfügbarkeiten immer als Basis für die weitere Planung berücksichtigt.
Tipp 3: Dinge abschließen oder übergeben
Sowohl in der Rolle des Projekt-Leads als auch als Teammitglied liegt es in deiner Verantwortung, dass du deine Agenden, offene Themen oder wichtige To-Dos entweder noch vor deinem Urlaub löst oder in andere vertrauensvolle Hände legst. Idealerweise gibt es jemanden im Projektteam, der als Ansprechpartner in der Zeit dienen kann und sich um noch offene Themen kümmert.
Tipp 4: Wissensverteilung im Team und Knowledge Management
Im Bestcase seid ihr als Projektteam bereits so gut abgestimmt, dass fast nahtlos an Themen weitergearbeitet werden kann und Rollen (wie die des Projekt-Leads) kurzfristig übertragen werden können. Dies erfordert bereits von Anfang an im Projekt einen hohen Grad an Kommunikation und Zusammenarbeit. Tägliche Abstimmungen, gemeinsames Arbeiten an Themen und permanenter Wissensaustausch ist hier für besonders wichtig.
Tipp 5: Übergabetermine und Briefings durchführen
Übergabetermine mit einem kurzen Briefing zu offenen Punkten und Agenden und auch eine schriftliche Dokumentation der wichtigsten Punkte helfen allen Beteiligten beim Organisieren der Übergabe. Informiere im Vorfeld zusätzlich alle Projektbeteiligte und Interessierte ein paar Tage vorher über die Abwesenheit. So können offene Themen noch im Vorfeld geklärt werden und das Risiko ist geringer, dass während der Abwesenheit etwas Dringendes aufkommt.
Aus unserer Erfahrung sind alle Punkte mit etwas Zeitinvestment verbunden und erfordern Gespräche und Kommunikation. Doch es hat sich noch immer gelohnt, damit das Projekt gut weitergehen kann und gleichzeitig alle im Projekt auch ihren Urlaub genießen können. Denn Pausen sind für den Projekterfolg ebenfalls sehr wichtig.
PS: es kann noch ein Notfallplan für absolute Notfälle erstellt werden. Zum Beispiel, dass die Person per SMS kontaktiert wird und dann zurückruft. Es sollte aber definiert werden, wann der Notfalls-Joker gezogen werden kann und welche eine Person sich melden darf.
