Heute möchten wir mit einer der größten Mythen im Zusammenhang mit Projekten aufräumen. Mythos: Projektmanagement kann jeder, ganz ohne Skills, Ausbildung oder Erfahrung. Uns liegt es besonders am Herzen, hier endlich mal die Karten auf den Tisch zu legen. Klar, theoretisch kann es vielleicht jeder. Die Praxis zeigt aber, dass nicht jeder Projekte zum Erfolg führen kann und will.

Wir starten mit einem Beispiel: Stelle dir einen hervorragenden Professor an einer Schule vor. Er brennt für sein Fachgebiet, bildet sich laufend weiter und überlegt sich immer wieder neue Beispiele und interaktiven Inhalt für die Gestaltung seines Unterrichts. Er verfügt über die richtigen sozialen Fähigkeiten und kann den Inhalt toll vermitteln. Er lehrt gerne und teilt seine Geschichten, um seine Schüler dadurch optimal auf die Matura, aber vor allem das Leben vorzubereiten. Zudem ist er geduldig, einfühlsam und kompetent. Auch auf Grund dieser Eigenschaften wird er von seinen Schülern geschätzt und respektiert. Ja, sie haben sogar Spaß in seiner Unterrichtsstunde. Genau dieser Professor wird nun zum Direktor der Schule ernannt. Als Direktor übernimmt er nun ganz andere Aufgaben, ist für die strategische Ausrichtung der Schule und die Anliegen der anderen Professoren verantwortlich. Er lehrt also keine Klassen mehr und hat kaum mehr Kontakt zu den Schülern. Fakt ist, dass somit quasi der beste Lehrer der Schule verschwunden ist. Es kann auch sein, dass sich der Professor mit seinen vielen administrativen und strategischen Aufgaben überhaupt nicht mehr wohlfühlt. Vielleicht möchte er viel lieber seine Schüler unterrichten. Noch schlimmer ist die Situation, wenn ihm beide Rollen als Direktor und Lehrer gleichzeitig abverlangt werden.

Eine ähnliche Situation entsteht auch oft in Projekten. Personen werden in die Rolle des Projekt-Leads gezwängt, ohne zu hinterfragen, ob sie die Rolle überhaupt ausfüllen können und wollen.

VARIANTEN, WIE PERSONEN ZU IHRER PROJEKTVERANTWORTUNG KOMMEN

Oft wird diese Verantwortung nicht offiziell übergeben, sondern diese entsteht aus der Situation heraus. Es gibt verschiedene Varianten, wie Personen plötzlich zu ihrer Projektverantwortung kommen.

Der Experte wird auch Projekt-Lead

Der Mitarbeiter mit dem größten Expertenwissen wird zum Projekt-Lead ernannt. Diese Rolle wird dem Experten oft zusätzlich zu seinen anderen Aufgaben im Projekt aufs Auge gedrückt. Der Grund dafür ist simpel. Der oder die Mitarbeiterin kennt sich in der Materie so gut aus, da geht das „bisschen Projektmanagement“ schon nebenbei. Der beste Content Manager oder die beste Web-Entwicklerin im Team sind aber nicht automatisch am besten als Projekt-Lead geeignet. Oft fehlt das Know-How über die benötigten Methoden und Vorgehensweisen, manchmal die richtigen Skills wie Organisationsgeschick oder soziale Kompetenzen. Auch wenn die Fähigkeiten alle vorhanden sind, gibt es noch einen weiteren wichtigen Faktor. Vielleicht fehlt einfach das Interesse dafür und das ist absolut in Ordnung. Die zusätzliche Aufgabe als Projekt-Lead kann zu einem weiteren großen Problem führen. Da gutes Projektmanagement und die Rolle des Projekt-Leads definitiv Zeit in Anspruch nehmen, geht dem besten Mann oder der besten Frau wertvolle Zeit für die inhaltlichen Themen oder die Umsetzung verloren. Dies kann schnell zur Frustration führen, wenn die Person zwischen den beiden Aufgaben (inhaltlicher Input/Fortschritt und Projektmanagement) jonglieren muss und somit ihre neue Rolle als Belastung wahrnimmt.

Die Führungskraft wird zum Projekt-Lead

Die Aufgabe für das Projektmanagement übernimmt die Führungskraft. Möglicherweise, weil es keinen anderen für diese Rolle gibt oder damit den Mitarbeitern der Rücken freigehalten werden soll. Vielleicht möchte sich die Führungskraft durch diese Rolle in diesem Projekt aber auch profilieren. Dieser Move kann, abhängig von der Intention dahinter, auf verschiedenen Ebenen zu Problemen führen. Ist niemand anders als die Führungskraft für die Rolle verfügbar, sollte der Grund dafür hinterfragt werden. Sind die Mitarbeiter vollkommen ausgelastet und versucht die Führungskraft hier einen (vielleicht dauerhaften) Engpass zu kaschieren? Fehlt das Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter? Wenn ja, warum ist dies so und wie kann das Vertrauen und die Fähigkeiten gestärkt werden? Manchmal fehlen der Führungskraft, ganz gerechtfertigt auf Grund ihrer eigentlichen Aufgabe, das Wissen über relevante inhaltliche Themen und Zusammenhänge. Oder ihr Wissensstand ist schon etwas in die Jahre gekommen. Dies kann sich negativ auf die Erarbeitung von Timelines auswirken und zu Herausforderungen bei der Kommunikation mit dem Kunden führen. Die Zusammenarbeit mit dem Projekt-Team ist ebenfalls ein wichtiger Punkt. Übernimmt die Führungskraft den Projekt-Lead, muss auf eine offene Kommunikation innerhalb des Projekt-Teams geachtet werden. Das Team muss das Vertrauen haben, ihre Meinung offen sagen zu können.

Die Person, die gerade Zeit hat, wird zum Projekt-Lead

Ein Klassiker und in der Praxis sehr oft gesehen. Wenn gerade ein Projekt-Lead benötigt wird, gibt es selten den Mitarbeiter, der gerade Zeit, Expertise und Projektmanagement Know-How hat. Aus der Not heraus wird somit die nächstmögliche Person mit einem Projekt betraut. „Du hast noch ein bisschen Zeit? Oh super, dann kannst du dich ja um das Projekt kümmern. Du brauchst auch inhaltlich nicht so tief mitwirken. Schau‘ einfach, dass es läuft. Ein bisschen Projektmanagement – du weißt schon.“ Schwupps, gratuliere! Schon bist du Projekt-Lead. Ein großes Problem könnte sein, dass die Person den Grund für das Projekt gar nicht richtig kennt. Das Vorhaben überhaupt nicht zu den fachlichen Schwerpunkten passt oder die Person gar keine Erfahrung im Umgang mit Projekten und im Projektmanagement hat. Jeder einzelne Punkt kann zu Überforderung oder Demotivation führen.

Es gibt gar keinen Projekt-Lead

Aus einer Idee wurde eine Sammlung von Aufgaben und plötzlich arbeiten mehrere Personen gemeinsam an einer Sache. Dies wird dann auch noch Projekt genannt. Es gibt keine definierten Rollen oder überhaupt irgendwelche Rahmenbedingen für das Projekt. Das Vorhaben dümpelt vielleicht vor sich hin und Aufgaben werden hin und wieder umgesetzt, wenn gerade Zeit dafür ist. Schließlich gibt es noch viele andere Dinge zu tun und das Projekt läuft doch nur nebenbei her. Es fehlt der Überblick und es gibt niemanden der das Vorhaben bewusst vorantreibt und ernsthaft dahinter ist. Bis zu dem Zeitpunkt, wo der Chef oder der Kunde nach vielen verstrichenen Wochen plötzlich den aktuellen Stand wissen möchte und sich alle fragend anblicken.

Vielleicht findest du dich gerade in einen der Situationen wieder und kennst dieses Problem. Wir möchten damit allerdings nicht sagen, dass nicht auch alle Varianten funktionieren können. Vor allem bei eingespielten, selbstorganisierten Teams können Projektmanagement-Aufgaben auch aufgeteilt werden. Oder auch Fachexperten, die gerne diese Rolle zusätzlich übernehmen. Trotzdem ist dabei die vor allem Kommunikation wichtig. Es muss klar sein, wer sich um die Inhalte und Aufgaben kümmert und wer für das Ergebnis verantwortlich ist und das Projekt vorantreibt.

WAS EINEN GUTEN PROJEKTLEITER AUSMACHT

Jetzt stellt sich natürlich die Frage, was denn nun einen guten Projekt-Lead (Projektleiter) ausmacht. Wie findet man die richtige Person für diese Rolle und für die Aufgaben, die damit verbunden sind? Wer aus dem Team könnte diese Aufgabe am besten übernehmen? Es gibt da tatsächlich ein paar Punkte, die aus unserer Erfahrung relevant sind und welche die Person mitbringen sollte.

Die Definition der Rolle und der Erwartungshaltung

Es ist schwer, die richtige Person als Projekt-Lead oder für Projektmanagement zu finden, wenn die Aufgaben für diese Rolle unklar sind. Die Definition der Aufgaben der Rolle ist daher wichtig. Was wird von dieser Person erwartet? Für was soll diese Person verantwortlich sein? Welche Aufgaben gibt es? Hat sie auch noch eine andere Rolle im Projekt? Die Rollen für das Projekt sollen einmal klar und deutlich ausgesprochen, aufgezeichnet oder festgehalten werden. Daher muss zu Beginn des Projektes festgelegt werden, wer das Projekt vorantreibt und wer für die Abwicklung und das Endergebnis verantwortlich ist. Wir haben schon oft genug erlebt, dass die Rolle nicht offiziell besetzt wird.

Die richtigen Methoden und Tools

Um Projekte erfolgreich ans Ziel zu bringen, ist vor allem ein breites Spektrum an Methoden und Werkzeuge erforderlich. Jedes Projekt ist anders und jede Situation erfordert andere Methoden. Daher sollte ein Projekt-Lead damit ausgestattet sein, um immer das passende Werkzeug zur Stelle zu haben. Die Methoden und Tools reichen von Kreativitätstechniken, Methoden zur Projektplanung bis hin zum richtigen Konfliktmanagement. Diese lernt man durch Aus-/Weiterbildung, Erfahrung oder von den richtigen Mentoren. Definitiv gehören diese aber nicht zum Standard-Repertoire eines jeden Mitarbeiters. Die Aufgabe eines Projekt-Leads ist also, die richtigen Methoden zum richtigen Zeitpunkt und oft sehr spontan aus dem Hut zu zaubern.

Die richtigen Skills

Projektmanagement erfordert neben Organisationstalent, positiven Umgang mit herausfordernden Situationen vor allem auch soziale Fähigkeiten. Für Projekt-Leads sind Teamfähigkeit, Konfliktmanagement, Präsentations-Skills aber auch Einfühlungsvermögen notwendig. Ein Projekt-Lead sollte sich im Umgang mit Menschen wohlfühlen und gerne mit Kollegen, Kunden oder Partnern kommunizieren. Projekt-Leads sind meistens Anlaufstelle bei Fragen, Problemen aber auch für Infos, die für den Gesamtüberblick wichtig sind. Das darf nicht als zusätzliche Belastung zur eigentlichen Aufgabe gesehen werden, sondern ist die Hauptaufgabe in dieser Rolle und braucht auch seine Zeit.

Wissen über Projektprozesse und Projektmanagement Ansätze

Die Abwicklung eines Projektes folgt bestimmten Prozessen und Ansätzen. Diese helfen das Vorhaben in die richtigen Bahnen zu lenken. Es wird oft vergessen, dass Projektmanagement ein eigenes Fachgebiet ist und es zahlreiche Ausbildungen in diesem Bereich gibt. Das Ziel von MONKEYMINDS ist, dass wir dir so einfach und verständlich wie möglich das notwendige Basiswissen für deine Projekte vermitteln wollen. Ohne viel kompliziertem Schnick-Schnack, versprochen.

Das Wollen

Neben allen Fähigkeiten, Social Skills, Erfahrung oder Wissen über Projektmanagement ist eines das Wichtigste: das Wollen und die richtige Motivation dahinter. Die Rolle als Projekt-Lead zu übernehmen, um damit der Chef zu sein und endlich das Sagen zu haben? Falsches Motiv. Projekte als Lead zu übernehmen, um den Lebenslauf zu pimpen? Ebenfalls falsches Motiv. Die Rolle einzunehmen, weil dich jemand in die Rolle gedrängt hat oder du vielleicht gerade Zeit hast? Ganz falsches Motiv. Jemand der die Rolle des Projekt-Leads übernimmt, sollte dies wirklich wollen und Spaß daran haben. Ansonsten hat niemand wirklich etwas davon. Weder die Person, die die Rolle übernommen hat, noch der Projekt-Auftraggeber oder das Projekt-Team. Wenn die Rolle des Projekt-Leads neu für die Person ist, sollte sie vor allem am Anfang unbedingt dabei unterstützt werden.



Willst du von uns am Laufenden gehalten werden, dann melde dich doch einfach zu unserem Newsletter an.

Newsletteranmeldung:
[mc4wp_form id=“9075″]