Projekte sind wichtig für den Fortschritt und die Entwicklung jedes Unternehmens. Allerdings nicht immer so einfach in der Umsetzung. Vielleicht stuggelst du da draußen mit dem Start oder der Durchführung deiner Projekte oder weißt nicht so recht wie du deine Vorhaben am besten umsetzt. Vorweg möchte ich sagen, dass es prinzipiell kein richtig oder falsch im Projektmanagement gibt. Gut ist, was funktioniert. Jedoch gibt es Vorgehensweisen, die uns das Leben als Projektteam einfacher machen und im Gegensatz Dinge, auf die man auch gerne verzichten kann. „Fehler“ sind im Grunde einfach nur wichtige Erfahrungen, die man bestenfalls beim nächsten Mal nicht mehr wiederholt.

Vor allem sind wir aber der Meinung, dass man auch nicht jeden Fehler selbst machen muss. Es ist daher sehr hilfreich, Erfahrungen auszutauschen und von anderen zu lernen. Gerne möchten wir 10 DON’TS in Projekten mit dir teilen, damit du auf diese Erfahrungen verzichten kannst und direkt auf die Überholspur abbiegst. Oder damit dir die Don’ts auf jeden Fall bewusstwerden, wenn du das nächste Mal in deinem Projekt damit konfrontiert wirst. Hier unsere Top Ten. Let’s go.

10 DON’TS IN PROJEKTEN

1# Es gibt keine Projektvision und keine klaren Ziele

Es ist nicht klar, warum das Projekt durchgeführt wird, wo es hingehen soll und was am Ende davon erwartet wird. Dadurch ist es nicht nur sehr schwer, das Projektteam für dieses Projekt zu motivieren und das Commitment zu bekommen. Vor allem wird es ohne Zukunftsbild schwierig, die Erwartungen für dieses Projekt zu erfüllen. Klare Ziele und eine Projektvision sind eine Grundvoraussetzung.

2# Projekte voreilig und ohne Plan starten

Wir sind ein Fan von raschen Projektstarts und schneller Umsetzung. In unserer dynamischen Welt kann man es sich oft nicht leisten, ewig herumzufackeln. Allerdings haben wir auch schlechte Erfahrungen mit Projekten ohne definierte Rahmenbedingungen zum Projektstart gemacht. Es ist wenig sinnvoll, einen Raketenstart ohne Rakete hinzulegen. Oft sind die Folgen groß und die fehlende Vorbereitung kann während der Umsetzung nur schwer aufgeholt werden. Also lieber noch einmal darüber nachdenken und dann dafür wirklich durchstarten (mit Rakete).

3# Keine klare Rollenverteilung in Projekten und fehlendes Projektteam

Eine Folge eines voreiligen Raketenstarts. Zu oft wird dabei ganz auf die Astronauten vergessen. Projektrollen sind oft nicht klar definiert und daher auch nicht besetzt. Wer leitet überhaupt das Projekt an? Wer arbeitet mit? Möglicherweise gibt es gar kein eigenes Projektteam und jeder arbeitet irgendwie so mit. Verwirrung und Chaos sind oft die Folge. Daher Rollen und Projektteam immer vor Start festlegen und gegebenenfalls ergänzen.

4# Ungeplante Änderungen im Projektes als „böse“ einstufen

In klassischen Projekten werden alle Aufgaben von Anfang an mit einem Preisschild und einem Zeitfaktor versehen. Jede Abweichung vom Plan bringt einen dabei in Schwierigkeiten – zeitlich oder finanziell. Blöd nur, dass sich mindestens 25% der Inhalte im Projekt ändern. Das liegt daran, dass wir IKIWISI’s sind. Falls du unseren Blogbeitrag zu IKIWISI und zu den Bedürfnissen unserer Kunden noch nicht gelesen hast, schau doch mal rein. Je später die Änderungen, umso schwieriger wird es meistens. Änderungen zu vermeiden oder diese zu ignorieren, ist allerdings auch keine gute Variante. Wir wollen das Projekt ja nicht nur nach Plan umsetzen, sondern vor allem erfolgreich und mit dem bestmöglichen Nutzen. Empfange Änderungen daher mit offenen Armen! Es gibt Methoden, die Änderungen im Projekt zu mindestens einfacher machen.

5# Es wird im Projekt auf den Kunden vergessen

Viele Projekte werden umgesetzt, um unsere Kunden zufriedener oder zu besseren Käufern zu machen. Trotzdem werden sie oft im Projekt vergessen und erst Monate später mit einem Produkt, einer Dienstleistung, einem neuen Feature oder Ergebnis konfrontiert, dass sie nicht anspricht. Das ist schade und so kann viel Geld, Energie und Freude verpuffen. Lieber den Kunden und seine Bedürfnisse berücksichtigen und Kunden auch gerne einbeziehen.

6# Viel Arbeit in die Ausarbeitung von Designs und Konzepten in einer frühen Projektphase stecken

Überlegungen, Rahmenbedingungen und erste Konzeptideen sind wichtig und gut für den Start eines Projektes. Allerdings passiert es sehr häufig, dass sich das Projektteam in Designs und in Konzepten verliert. Und das in einer sehr frühen Phase des Projektes. Vielleicht kennst du das auch: es gibt ganz viel „Papier“ – natürlich in digitaler Form – , aber keine einzige Zeile Code, keinen einzigen Prototypen, Nichts zum Anfassen. Desto mehr Zeit zwischen dem Design und der Umsetzung vergeht, desto mehr sind die Konzepte und Designs veraltet und man fängt wieder von vorne an. Zeit, die man definitiv besser nutzen kann.

7# Fehlende Spielregeln im Projektteam

Wie kommunizieren wir? Was ist uns als Projektteam wichtig? Mit welcher Haltung wollen wir uns begegnen? Wie sprechen wir Probleme an? Es gibt viele Fragen im Projekt, die oft unausgesprochen bleiben. Vor allem im Hinblick auf die Kommunikation und die Zusammenarbeit. Fehlende Spielregeln führen häufig zu Missverständnissen und Konflikten und kommen dann oft in sehr ungünstigen Momenten zum Vorschein. Gemeinsame Spielregeln im Projekt können helfen. Diese sollten aber laufend in Erinnerung gerufen und adaptiert werden. Spielregeln im Team sollen sogar weiterentwickelt und verändert werden.

8# Die Verwendung von zu vielen Tools für Projekt- und Aufgabenmanagement

Tools für Projekt und Aufgabenmanagement sind super. Allerdings gibt es auch Grenzen. Einen Status in 3 Tools pflegen? Texte vom einen Tool ins andere kopieren? Den Wald vor lauter Bäumen äh Tools nicht mehr sehen? Kann man und sollte man vermeiden. Lieber smarte Integrationen verwenden und den Grundsatz KEEP IT SIMPLE verfolgen.

9# Fehlende Feedbackschleifen und Verbesserungsintervalle

Man ist nachher immer schlauer als vorher – vor allem wenn man Dinge das erste Mal macht. Wenn man allerdings kein Feedback annimmt und keine Zeit für einen Rückblick oder für eine Ideenfindung von Verbesserungspotenzial einplant, kann man sich nicht weiterentwickeln. Daher helfen regelmäßige und gezielte Pausen zum Innehalten. Diese werden nur leider gerne gestrichen und nach hinten verschoben.

10# Zu viele Projekte parallel durchführen

Wir wissen dieser Punkt ist schwierig und doch so wichtig. Denn dieser ist einer der größten und häufigsten Fehler. Viele Menschen, Mitarbeiter, Teams und Organisationen nehmen sich zu viel parallel vor. Nicht die Projekte an sich sind das Problem, sondern der Zeitpunkt. Es ist bewiesen, dass es wesentlich effizienter ist, Projekte und Aufgabe nacheinander zu bearbeiten, anstatt sie parallel durchzuführen. Natürlich vor allem dann, wenn Personen in mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten oder es große Abhängigkeiten zwischen den Projekten gibt. Und doch ist das oft nicht möglich. Daher unser Tipp: Projekt-Multitasking so gut es geht vermeiden und die Abhängigkeiten sichtbar machen.

Wie geht es jetzt weiter?

Wenn du einige Don’ts bei dir im täglichen Tun wiedererkennst, schaue doch einmal genauer hin. Falls du vor allem zu Projektbeginn stuggelst und gerne mehr Klarheit zu der Projektvision, den Zielen, deinem Team und den Rahmenbedingungen hättest, dann hole dir unbedingt unser kostenloses PDF als Guideline. Dort zeigen wir dir eine Methode, wie du ganz einfach die wichtigsten Punkte im Projekt berücksichtigen kannst.

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